BCP là gì? Những thông tin cần biết về BCP

Một kế hoạch kinh doanh liên tục – BCP sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp chủ động và tạo được uy tín trước những nguy cơ rủi ro hoặc tình huống khó khăn. Vậy BCP là gì và hiệu quả như thế nào mời bạn đọc cùng madisonscoutslive.com theo dõi bài viết dưới đây.

I. BCP là gì?

• BCP là gì? BCP là viết tắt của từ Business Continuity Plan dịch sang tiếng Việt có nghĩa là kế hoạch liên tục của doanh nghiệp, là một bản phác thảo hoặc mô tả về cách một doanh nghiệp sẽ hoạt động và ứng phó với một mối đe dọa bên ngoài sắp xảy ra, chẳng hạn như đại dịch. Covid đã dẫn đến sự trì trệ kinh tế nói chung.
• Kế hoạch liên tục trong kinh doanh có thể được coi là “mẹo sống còn” giúp doanh nghiệp thích ứng tốt trong thời kỳ khủng hoảng, giảm thiểu rủi ro, góp phần phục hồi kinh tế sau này.
• BCP cũng là một chiến lược giúp các nhà quản lý giám sát và lãnh đạo nhân viên một cách hiệu quả khi làm việc từ xa hoặc tập trung, bảo vệ sức khỏe của họ mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

II. Vai trò cần thiết trong một BCP là gì?

Để BCP hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp nên tổ chức một đội, chia thành nhiều bộ phận khác nhau. Đây là những người được lựa chọn để giúp doanh nghiệp đối phó với rủi ro và rủi ro. Mọi người sẽ là một phần quan trọng của quá trình, với các vai trò sau:

• Chủ tịch (BCP Chair): Người trực tiếp xem xét kế hoạch liên tục của doanh nghiệp có khả thi và có sát với thực tế hay không. Nếu đáp ứng được các yếu tố trên, họ sẽ là người ký kết cuối cùng và chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đưa kế hoạch vào thực hiện.
• Đội phản ứng nhanh: Đây là những nhân viên có nhiệm vụ bám sát tình hình thực tế và cập nhật thông tin liên tục. Từ đó lên kế hoạch cụ thể để đối phó. Họ cũng là nhóm thực thi và phát triển các chính sách, điều chỉnh nội bộ và các hoạt động kinh doanh đột xuất để giảm thiểu rủi ro.
• Đội ứng phó khẩn cấp và truyền thông: Đây là đầu mối liên lạc chính của nhân viên khi họ gặp trường hợp khẩn cấp. Sau đó, họ giao tiếp và ứng phó với các trường hợp khẩn cấp dựa trên kế hoạch chiến lược đã được thiết lập.
• Đội ngũ kỹ thuật và công nghệ thông tin (IT Technical Service Team): Là người cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho một hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ của bộ phận BCP.

III. Lợi ích của kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP)

Kế hoạch liên tục trong kinh doanh là kế hoạch thiết lập các nhóm hành động chủ động và tiếp tục hoạt động kinh doanh trong trường hợp có mối đe dọa tiềm tàng đối với công ty nếu rủi ro xảy ra

Chẳng hạn, đại dịch Covid-19 khiến doanh nghiệp có nguy cơ hạn chế một phần hoặc hoàn toàn hoạt động, hệ thống được thiết kế để đảm bảo rằng tài sản và nhân sự của công ty được bảo vệ, giảm thiểu sự gián đoạn kinh doanh đối với quy trình kinh doanh và lập kế hoạch xây dựng lại sau khi đại dịch kết thúc. Một kế hoạch kinh doanh liên tục có thể mang lại những lợi ích sau:

1. Đối với nhân viên

BCP có thể là một “gói cứu trợ” cho nhân viên của bạn! Kinh doanh liên tục có nghĩa là nhân viên không bị mất việc làm. Chuẩn bị sẵn sàng cho những rủi ro của công ty cũng cho thấy sự quan tâm của bạn đến công việc của nhân viên. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ tin tưởng vào tổ chức hơn và chủ động hơn trong công việc.

2. Đối với khách hàng

Khi một công ty minh bạch về kế hoạch liên tục kinh doanh của mình, công ty đó sẽ gửi cùng một thông điệp: chúng tôi biết mình đang làm gì, chúng tôi có thể kiểm soát mọi thứ, chúng tôi đang gọi và sẵn sàng phục vụ khách hàng. Đây là nền tảng của niềm tin khách hàng, là nền tảng của thương hiệu vững chắc, là động lực để doanh nghiệp vượt qua khó khăn.

3. Đối với đối tác

Khi bạn phát triển một kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn chỉnh, bạn sẽ hiểu các yếu tố chuỗi cung ứng, đối tác hoặc nhà cung cấp nào là quan trọng đối với quy trình kinh doanh của công ty bạn. Bằng cách này, bạn sẽ có quyền kiểm soát theo chương trình, bảo vệ các liên kết quan trọng và xây dựng lòng tin với các đối tác của mình.

4. Đối với mục tiêu kinh doanh và tài chính

Tất cả những lợi ích trên là tín hiệu tích cực về hiệu quả kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp bạn. Kế hoạch kinh doanh liên tục là một lợi thế cho các công ty cạnh tranh. Trong thị trường phức tạp và năng động ngày nay, bản thiết kế này cho thấy bạn có tốc độ, khả năng và tầm nhìn xa để phản ứng và phục hồi. BCP là một phần nội dung rất quan trọng và đã phải đối mặt với nhiều rủi ro thị trường trong nhiều năm qua và được hầu hết các doanh nghiệp và công ty lớn coi trọng. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cách tiếp cận này thường không nhận được sự quan tâm đầy đủ, một phần vì tính phức tạp của nó.

Có thể thấy, việc tìm hiểu BCP là gì cho phép các doanh nghiệp, tổ chức lường trước được những rủi ro, khó khăn không đáng có. Đội ngũ lãnh đạo cùng các cấp quản lý cần phải lên kế hoạch tổng thể để có thể đưa công ty vượt qua giai đoạn khó khăn, thách thức.