Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án

Đối với mỗi doanh nghiệp, để có thể vận hành và phát triển tốt cần phải có 1 hệ thống hoặc quy trình quản lý công việc phù hợp. Hiện nay, kanban chính là một phương pháp được nhiều công ty áp dụng thành công. Cùng madisonscoutslive.com đi tìm hiểu chi tiết về kanban là gì nhé!

I. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp Agile bắt nguồn từ cuối những năm 1940 và được phát triển bởi một kỹ sư người Nhật tên là Taiichi Ohno. Agile Kanban Framework tập trung vào việc trực quan hóa toàn bộ dự án trên bảng để cải thiện tính minh bạch của dự án và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
Kanban là một cách tiếp cận Agile, nhưng nó không nhất thiết phải lặp lại. Các quy trình như Scrum có các lần lặp ngắn là vòng đời của các dự án quy mô nhỏ, với mỗi lần lặp lại có một điểm bắt đầu và điểm kết thúc riêng biệt.
Kanban cho phép phần mềm được phát triển trong một chu kỳ phát triển lớn. Tuy nhiên, Kanban là một ví dụ về phương pháp Agile vì nó đáp ứng tất cả mười hai nguyên tắc đằng sau tuyên ngôn Agile bởi vì ngay cả khi nó không lặp lại, nó vẫn đang phát triển.

II. Nội dung chính phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban được sử dụng như một công cụ để hình dung những nhiệm vụ mà một bộ phận cần thực hiện để tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Cách đơn giản là dùng bảng trắng và dán giấy màu bên dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc.
Về ứng dụng sản xuất, Kanban là một công cụ hữu hiệu để kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất, xác định các nguyên liệu và công đoạn khác nhau bằng cách hiển thị màu sắc. Ví dụ: bảng kanban có thể là lệnh đặt hàng cho một máy trạm và sau đó là lệnh giao hàng cho trạm tiếp theo.
Quan trọng nhất, mỗi phiếu Kanban cần hiển thị một liên kết đến quy trình làm việc trước đó, trong đó nêu rõ vật liệu, bộ phận và số lượng nào nên được nhận từ trạm trước.

Để xây dựng phương pháp Kanban tiêu chuẩn trong sản xuất, cần tuân thủ nguyên tắc sau:

Các chi tiết luôn được chuyển từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo.
Quá trình sản xuất không bắt đầu khi không nhận được kanban.
Mỗi thùng hàng trong dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban mô tả: chi tiết sản phẩm, địa điểm sản xuất, địa điểm vận chuyển, số lượng.
Mỗi hộp, mỗi khay cần chứa một số lượng quy định, không thừa hoặc thiếu.
Các bộ phận hoặc phế phẩm không được bàn giao cho công đoạn tiếp theo.
Thời gian giữa giao hàng và số lượng Kanban nên được giảm thiểu.

III. Lợi ích của phương pháp Kanban

Không dễ dàng sử dụng phương pháp Kanban trong quản lý và kiểm soát sản xuất. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng mà không phải tổ chức nào cũng có được như: cơ cấu hạ tầng xã hội tốt, hệ thống dây chuyền sản xuất có kỷ luật lao động, hệ thống an toàn thông tin kỹ thuật của nhân viên, bộ phận vệ tinh…

Tuy nhiên, nếu đảm bảo được tất cả các yếu tố trên thì Phương pháp tiếp cận Kanban sẽ mang lại những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp và tổ chức, chẳng hạn như:

Tiết kiệm tối đa nguyên liệu và vật tư tiêu hao trên dây chuyền sản xuất.
Đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm.
Đảm bảo đúng giờ và không chậm trễ hợp đồng.
Tối ưu hóa sự phân công lao động và cho phép chuyển dịch nhanh chóng trong vòng đời sản phẩm.
Xây dựng môi trường làm việc có tính kỷ luật cao gắn kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.
Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ cương.
Cải thiện hiệu suất và ý thức làm việc của nhân viên.

IV. Ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý công việc

Khi áp dụng Kanban vào quản lý dự án, bạn sẽ tối đa hóa năng suất và tránh các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Bạn có thể áp dụng cách này theo các bước sau:

Bước 1: Chia đĩa từ thành 3 cột và chuẩn bị sẵn những tờ giấy nhớ có màu sắc khác nhau.
Bước 2: “Việc cần làm” là tiêu đề của cột đầu tiên trong Kanban. Sử dụng các ghi chú có màu sắc khác nhau để phân loại các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp và dán chúng vào các cột.
Bước 3: Cột tiếp theo sẽ là “Việc đang làm”. Cột này được sử dụng để ghi lại các công việc yêu cầu bạn hoàn thành.
Bước 4: Cột thứ ba sẽ có tiêu đề “Việc đã hoàn thành”. Sau khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ trong cột thứ hai, hãy chuyển đổi vị trí của các nhiệm vụ sang cột thứ ba. Sau đó, tiếp tục lặp lại các bước từ 2 đến 4 cho các tác vụ còn lại.

V. Một số lưu ý khi áp dụng Kanban vào quản lý công việc

Không phải ai cũng có thể áp dụng phương pháp Kanban một cách chính xác, hợp lý và hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý cần biết khi áp dụng Kanban:

Nên chọn màu sắc cho các ghi chú khác nhau để có thể dễ dàng phân biệt mức độ khẩn cấp hay ưu tiên của từng công việc.
Chỉ cần chú ý đến 2-3 nhiệm vụ ở cột thứ hai là bạn có thể tập trung hoàn thành chúng, giảm bớt căng thẳng và stress khi làm nhiều việc một lúc.
Đặt ra thời hạn chuyển giao các ghi chú và hoàn thành công việc để thúc đẩy bản thân trở nên kỷ luật và hiệu quả hơn.
Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm làm việc và yêu cầu mỗi người chuyển các ghi chú của họ khi họ hoàn thành.
Điền vào cột “Hoàn thành” cuối tuần, để mọi người cùng xem kết quả công việc trong tuần và tạo nguồn động viên tinh thần cho những công việc tiếp theo.

Với những thông tin mà chúng tôi cung cấp trong bài viết trên hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về kanban là gì và các thông tin hữu ích liên quan đến phương pháp này. Chúc các bạn áp dụng phương pháp Kanban thành công trong việc quản lý dự án và đem lại nhiều lợi ích.